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In un’azienda i documenti sono il MOTORE DELL’ATTIVITA’, rappresentano conoscenza ed esperienza che influenzano il modo di vivere e di fare business della stessa.
Una gestione ottimale del patrimonio documentale favorisce un vantaggio competitivo, basato su metodi adeguati e tecnologici che permettono di recuperare infinite risorse e tempo prezioso.

Ancora oggi molte aziende lasciano che una cattiva gestione delle informazioni rallenti il loro sviluppo.

Basti pensare che i dipendenti impiegano in media dal 30 al 40% del proprio tempo a cercare le informazioni necessarie per svolgere le proprie attività all'interno di e-mail, documenti cartacei, dischi rigidi condivisi e raccoglitori. 
A tal proposito il programma di Therefore, innovativo e tecnologicamente avanzato, ha permesso alle aziende e alle organizzazioni più lungimiranti di passare ai documenti digitali e all'Enterprise Content Management per ottenere un margine competitivo nel mercato globale.

Therefore è una soluzione flessibile e potente per la gestione dei documenti che viene proposta anche da Canon. Basato su database SQL, è in grado di soddisfare tutte le esigenze aziendali connesse alla gestione, archiviazione, condivisione, pubblicazione dei documenti.

A differenza di applicativi che gestiscono immagini Tiff ricavate dalla scansione di documenti, ossia creano un archivio di immagini “statiche” per la loro consultazione, Therefore può archiviare documenti anche in formato nativo, quali Word, Excel ecc.

Un vantaggio di Therefore consiste nel supporto di più applicazioni: per esempio, volendo, due pagine di Word, una di Excel, un’immagine TIF e un file PDF possono essere letti come un documento unico.

Con la Gestione Documentale (Document Management) è possibile progettare, realizzare e gestire i processi documentali di un’organizzazione attraverso una piattaforma software in grado di:

  • Rendere sicuro, protetto e affidabile l’accesso ai documenti aziendali, evitando la perdita di dati e informazioni.
  • Fornire e consolidare regole e prassi condivise di archiviazione e ricerca dei documenti informatici, al fine di accedere in modo rapido, semplice e condiviso ai documenti aziendali.
  • Automatizzare i processi di lavoro in modo che i documenti, le informazioni e i compiti passino da un soggetto all’altro seguendo regole prestabilite, evitando errori.

Therefore è modulare e può crescere con le necessità dell’azienda, mediante l’aggiunta di moduli studiati ad hoc. Per esempio, Therefore Web Client consente di ricercare, richiedere e visualizzare tutti i documenti nel web browser, questo sia in Internet sia in Intranet; Therefore Capture Client cataloga i documenti memorizzati con dati di indice verificati; Therefore Office Links memorizza i documenti e la posta da tutte le applicazione MS Office, anche i documenti elaborati quotidianamente da un PC possono essere facilmente archiviati da Explorer o da desktop, riducendo il numero dei documenti cartacei prodotti, con un occhio ai costi e all’ambiente.

 

I VANTAGGI DELLA GESTIONE DOCUMENTALE

  • Indicizzazione automatica con riconoscimento OCR e codici a barre
  • Ricerca più efficiente della documentazione aziendale
  • Facile integrazione agli ambienti di rete esistenti
  • Supporto di tutti i software standard, quali MS Office
  • Facile da usare
  • Distribuzione diretta delle informazioni
  • Ricerca flessibile
  • Minori costi di carta, fotocopie e magazzino
  • Sicurezza dati a più livelli
  • Database SQL: Oracle, SQL server, Centura
  • Supporti di memorizzazione: RAIS, NAS, juke-box e supporti ottici
  • Scanner: ISIS, KOFAX, TWAIN